Nestíháte? Zkuste si svůj čas naplánovat

Máte někdy pocit, že by den měl mít více než 24 hodin, abyste stihly skloubit práci s osobním životem a zbyl by vám čas i na koníčky? Proč všichni kolem vás vše stíhají a vy jste neustále v jednom kole? Možná si prostě jen neumíte den správně naplánovat.

Plánování času, Time management, plán práce – ať už to nazveme jakkoliv, víme, že každý z nás se s tím již ve svém pracovním či osobním životě setkal. Efektivní plánování času a práce je jedna z věcí, se kterou má spousta lidí velké problémy a setkáváme se s tím velmi často. Nedostatek času je v dnešní době nejvážnějším nedostatkem, jelikož rozdělit čas mezi práci, rodinu a koníčky je umění.

Plánování šetří čas

Všichni máme denně dostupné stejné množství času a záleží tak jen na našich prioritách, jak čas strávíme. Věděli jste třeba, že jedna minuta plánování ušetří až 10 minut práce? Opravdu. Plánujte krátkodobé i dlouhodobé aktivity a rozvrhněte si priority a energii tak, abyste na nic nezapomněly. V práci je například možné plánovat den, týden, měsíc ale i rok. Vždy si na začátku dne či týdne zapište nejdůležitější úkoly, které chcete stihnout a připište si k nim odhadem, kolik času prací nad nimi strávíte. Úkoly zařaďte od těch urgentních až po ty méně významné. Seznam hlavních úkolů si zvykněte připravit na začátku dne/týdne. Nikde není psáno, zda mají být aktivity 3 nebo jich bude 10, to už záleží čistě na vás.

Neplánujte svůj čas na 100 %

Nikdy neplánujte svůj čas na 100%, když to totiž uděláte, může přijít okamžik, kdy vám zavolá klient, bude potřeba splnit nějaký neodkladný úkol anebo nastane neplánovaná pracovní schůzka či porada. Naplánujte si na den pouze 4 – 5 hodin reálné práce, což tvoří přibližně 60 %.  Vždy se najde něco, co vyplní zbývající čas – ať je to již zmíněná další práce, zábava nebo spánek. Je však naprosto běžné, že existují dny, kdy neuděláte v práci skoro nic, a poté přijdou ty dny, kdy bez problému pracujete 12 hodin v kuse. Pracujte více, když se vám daří a naopak odpočívejte, když se vám nedaří.

Na začátek lehčí či těžší úkol?

Pokud na svoji práci máte pouze omezené množství času, je dané, že se tak dokážete většinou lépe soustředit a člověk ze sebe dokáže vyždímat své maximum. Jestliže vás čeká několik úkolů, je ze všeho nejdůležitější, vůbec začít něco dělat. Vybrat si na začátek lehčí a kratší úkol, ať se dostaneme do tempa a do pracovního procesu? Toto tvrzení odporuje některým přístupům k „time managementu“, které říká, že začínat by se mělo těmi nejtěžšími úkoly, ať jsou co nejdříve za námi. V některých případech nás také omezuje nutnost dokonalosti, kdy často strávíme nad daným úkolem více času než by nejspíš bylo nutné.

Na závěr odměna

Lidský mozek nedokáže pracovat 8 hodin v kuse, po splnění úkolů si proto vyšetřete nějaký čas na přemýšlení. To ale neznamená koukání z okna. Plánujte, přečtěte si odborný časopis, prostě rozvíjejte své myšlenky – udržíte tak krok s aktuálními trendy v oboru a naučíte se něco nového.

Líbil se vám náš článek o plánování času? Řídíte se některým z pravidel? Napište nám, jak plánujete svůj čas a podělte se tak s námi o své zkušenosti.

Komentáře